نوشتن ایمیل انگلیسی امروزه متداول‌ترین شکل انجام مکاتبه بازرگانی است، بنابراین نحوه صحیح نگارش ایمیل اهمیت زیادی دارد. امروزه، در نوشتن ایمیل از زبان و اصطلاحات کاملاً رسمی استفاده نمی‌شود. البته باید توجه داشت که از لحن و عبارت‌های مناسب با شرایط و دریافت‌کننده ایمیل استفاده کنیم.
در ادامه بخش‌های اصلی یک ایمیل خوب و اصطلاحات مناسب با هر شرایط را باهم مرور خواهیم کرد.
نحوه نوشتن ایمیل به انگلیسی
یک ایمیل خوب و اثرگذار از قسمت‌های مختلف زیر تشکیل شده است:
- سلام و احترام
- متن اصلی
- اظهارات نهایی
- پایان
سلام و احترام
همیشه ایمیل خود را با سلام و احترام آغاز کنید. یکی از عبارت‌های متداول Dear است. اگر با مخاطب خود صمیمی هستید از نام کوچک وی استفاده کنید. مانند Dear Elham. اگر رابطه شما با خواننده رسمی‌تر است از نام خانوادگی او استفاده کنید. مانند Dear Mrs. Kamali. اگر با مخاطب خیلی صمیمی هستید می‌توانید از Hi Elham نیز استفاده کنید. اگر نام شخص دریافت‌کننده را نمی‌دانید یا برای بار اول به کسی ایمیل می‌زنید می‌توانید از این عبارت‌ها استفاده کنید:
To whom it may concern (به شخص ذیربط)
Dear Sir/Madam (آقا/خانم محترم)
متن اصلی ایمیل انگلیسی
اگر ایمیل شما در پاسخ به پرسش، درخواست یا استعلام قیمت است، بعد از سلام و احترام از مخاطب خود تشکر و قدردانی کنید. برای تشکر می‌توانید از عبارت‌های زیر استفاده کنید.
| با سپاس از اینکه با شرکت ما تماس گرفتید | Thank you for contacting our company |
| از ملاحظه/راهنمایی/کمک/وقت شما سپاسگذارم | I appreciate your consideration/guidance/help/time |
| با تشکر از پاسخ سریع شما | Thank you for your prompt reply |
اما اگر شما نوشتن ایمیل انگلیسی را شروع کرده‌اید، مسلماً نیازی به تشکر نیست. بلکه باید منظور و قصد خود را از نوشتن ایمیل ذکر کنید. از این عبارت‌ها می‌توانید استفاده کنید.
| برای پرسیدن/درخواست چیزی این ایمیل را می‌نویسم | I am writing to ask/enquire something |
| در ارتباط با چیزی این ایمیل را می‌نویسم | I am writing in reference to something |
خب طبیعتاً به جای something موضوع یا کلمه خود را جایگزین می‌کنید.
اظهارات نهایی
تشکر مجدد و افزودن چند عبارت محترمانه در پایان ایمیل متداول است. این دو عبارت برای تشکر مجدد مناسب است.
| سپاس از صبر و همکاری شما | Thank you for your patience and cooperation |
| با تشکر از ملاحظه شما | Thank you for your consideration |
و در آخر عبارت‌هایی مانند اینها:
| اگر سؤال یا نگرانی دیگری دارید، حتماً با من در میان بگذارید | If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know |
| در انتظار پاسخ شما هستم | I look forward to hearing from you |
پایان ایمیل
معمول است که در پایان ایمیل از کلماتی مانند Best Regards یا Sincerely یا Thank you استفاده می‌شود. اگر با مخاطب خود خیلی صمیمی هستید از کلماتی مانند Best wishes یا Cheers هم می‌توانید استفاده کنید.
در آخر و پیش از آنکه ایمیل را ارسال کنید، یک بار دیگر آن را بخوانید و اشکالات آن را تصحیح کنید.
نوشتن صحیح ایمیل
یک اشتباه در نوشتن ایمیل ممکن است مشکلات زیادی را در تجارت شما ایجاد کند.
نمونه برای نوشتن ایمیل انگلیسی
Dear Mr. or Ms.,
I hope all is well. I had fun meeting you and designing our Career Focused Project together on Tuesday. I know we agreed that I would make a PowerPoint presentation, but I don’t have any way to save my work after each session. Could you please bring a jump drive to next session? If you can’t, I will ask Ms. Johnson for one tomorrow.
I am also interested in learning the importance of teamwork at your job. What do you think makes someone an effective team player in the workforce? What type of team assignments do you normally work on? Do you prefer working in teams or on your own?
Thank you for taking the time to answer my questions and I look forward to hearing from you.
Sincerely, Derrick Smith
Dear Sir/Ma’am,
I am interested in applying for the job as a Management Trainee in your company. I have cleared my CS executive in June 2009 and appeared for CS Professional exam last group in June 2013 and Cost accountant inter and hereby Would like to start my training, This training Would provide me with the ideal opportunity to assist at your organization and to expand my skills .My Resume, which is attached, provides information on my qualification and academic details.
As your company is registered for imparting training to us so please let me know , if I can provide you with any further information on my background and qualifications,
I look forward to hearing from you.
Thanking you in anticipation,
Sincerely,
